PSIKOLOGI ORGANISASI
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Suatu organisasi, tidak akan lepasa dari suatu permasalah baik
permasalah dalam organisasi maupun permasalahan yang terjadi dalam lingkungan
orngasasi, hal ini jika tidak dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat akan menimbulkan
permsalah-permasalah yang lebih besar. Sehingga permasalah-permsalah tersebut
tidak menjadi ancaman terhadap organisasi.
Dalam pengambilan keputusan atau penyelesaian diperlukan kejelian
dan keahlian sehingga keputusan-keputusan yang diambil sudah melihat dampak
positif dan negatifnya. Salah satunya adalah keahlian dalam pengambilan
keputusan dengan melakukan analisis lingkungan, baik dalam organisasi ataupun
diluar organisasi.
Dalam makalah ini menjelaskan tentang bagaimana memecahkan masalah
dan cara menentukan strategi dalam hal ini tidak akan terlepas dengan psikologi
organisasi. Hal ini akan kami rumuskan dibwah ini
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa
pengertian Psikologi Organisasi ?
2.
Bagaimana
mengidentifikasi masalah dalam organisasi ?
3.
Bagaimana
cara menentukan strategi organisasi ?
4.
Dan bagaimana
pemecahan masalah dalam organisasi ?
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian Psikologi Organisasi
Psikologi organisasi adalah ilmu yg mempelajari
manusia dalam hubungan dengan organisasi (perilaku manusia dalam setting organisasi).
Fokus study psikologi organisasi lebih ke cara pengambilan keputusan dalam
suatu organisasi didasari oleh sistem, budaya, leadership dan human capital. [1]
Psikologi organisasi mempelajari bagaimana suatu
organisasi mempengaruhi dan berinteraksi dengan anggota-anggotanya. Pemahaman,
penguasaan serta praktik pada psikologi organisasi dapat diterapkan pada
perusahaan guna mencapai kesuksesan sebuah perusahaan dan membantu memberikan
alternatif solusi terhadap pengembangan sistem industri.
B.
Identifikasi Masalah dalam Organisasi
Dalam implementasi suatu sistem manajemen dalam
organisasi, satu hal yang tidak dapat dihindari adalah timbulnya permasalahan.
Adanya permasalahan dalam suatu organisasi tidak menandakan bahwa organisasi
gagal dalam implementasi sistem manajemen. Masalah dapat timbul bahkan dalam
organisasi yang sudah besar. Untuk menjamin bahwa organisasi dapat tetap
berjalan dengan efektif dan/atau efisien, maka setiap permasalahan yang muncul
perlu diselesaikan dan dicari solusinya.
Lalu, apa itu masalah? Masalah dapat
didefinisakan sebagai kesenjangan (gap) antara situasi
sekarang (kinerja aktual sekarang) dan target kinerja yang diinginkan. Semua
orang harus menjadi problem solvers dengan cara melakukan analisa secara
seksama terhadap proses, kemudian berusaha menutupi kesenjangan (gap) yang ada.
Vincent Gasperz menjelaskan dalam bukunya
mengenai Continual Improvement mengelompokan
masalah kinerja ke dalam 3 jenis :
1. Masalah
yang diciptakan (problems to be created), yaitu
menetapkan target kinerja yang meningkat secara terus menerus, kemudian
berusaha untuk menyelesaikan masalah kinerja ini melalui upaya giat terus
menerus untuk mencapai target kinerja tersebut, Masalah yang diciptakan ini
sering disebut sebagai masalah potensial (potential problems)
yang akan menjadi msalah aktual (actual problems) di
masa yang akan datang. Upaya menyelesaikan masalah ini adalah melalui inovasi
kreatif (peningkatan dramatis) terus menerus.
2. Masalah
yang dirasakan (problems to be perceived),
berkaitan dengan upaya peningkatan secara gradual terus menerus yang bertujuan
untuk memperkuat posisi yang sekarang.
3. Masalah
yang telah terjadi (problems already occurred),
berkaitan dengan target-target masa lalu yang tidak tercapai atau deviasi dari
standar-standar yang ditetapkan.
Masalah yang sering muncul umumya bersumber
dari elemen-elemen proses yang terdiri dari 7M, yaituMoney,
Media, Material, Method, Motivation, Machine, dan Manpower yang merupakan faktor yang dapat
dikendalikan dan dapat diperkirakan atau diprediksi.
Manpower (tenaga
kerja) berkaitan dengan kekurangan dalam pengetahuan (tidak terlatih, tidak
berpengalaman), kekurangan dalam ketrampilan dasar yang berkaitan dengan mental
dan fisik, kelelahan, stress, ketidakpedulian, dll.
Machines (mesin-mesin) dan peralatan yang berkaitan
denagn tidak ada sistem perawatan pencegahan terhadap mesin-mesin produksi,
termasuk fasilitas dan peralatan lain, tidak sesuai dengan spesifikasi tugas,
tidak dikalibrasi, terlalu rumit, terlalu panas, dll.
Methods (metode merja) berkaitan
dengan tidak ada prosedur dan metode kerja yang benar, tidak jelas, tidak
diketahui, tidak terstandarisasi, tidak cocok, dll.
Materials (bahan
baku dan bahan penolong) berkaitan dengan ketiadaan spesifikasi kualitas dari
bahan baku dan bahan penolong yang digunakan, ketidaksesuaian dengan
spesifikasi kualitas bahan baku dan bahan penolong yang ditetapkan, ketiadaan
penanganan yang efektif terhadap bahan baku dan bahan penolong itu, dll.
Media berkaitan
dengan tempat dan waktu kerja yang tidak memperhatikan aspek-aspek kebersihan,
kesehatan dan keselamatan kerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan
dalam lampi penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.
Motivation (motivasi) berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja
yang benar dan professional (tidak kreatif, bersifat reaktif, tidak mampu
bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkan oleh sistem balas
jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenaga kerja.
Money (keuangan) berkaitan dengan ketiadaan dukungan
financial (keuangan) yang mantap guna memperlancar proyek peningkatan kualitas
yang akan diterapkan.
Saat muncul suatu masalah, organisasi dituntut
untuk mencari solusi yang tepat dalam menyelesaikan masalah tersebut. Solusi
terhadap suatu permasalahan tidak akan efektif jika tidak diidentifikasikan dan
diimplementasilan dengan tepat. Berikut langkah-langkah solusi masalah yang
efektif :
1. Mendefinisikan
masalah secara tertulis, yang berkaitan dengan pertanyaan-pertanyaan berikut :
What (Apa) :
Apa yang menjadi akibat utama dari masalah itu?
When (Kapan) :
Kapan terjadi masalah
itu,
sewaktu-waktu
atau
sepanjang waktu?
Where (Dimana) :
Dimana lokasi masalah itu terjadi, lokasi dalam
sistem, fasilitas, atau komponen?
Why (Mengapa) : Mengapa Amda serius memperhatikan masalah ini,
berkaitan dengan signifikansi dampak dari
masalah itu terhadap sasaran atau tujuan organisasi?
2. Membangun
diagram sebab-akibat yang dimodifikasi untuk mengidentifikasi : (a) akar
penyebab dari masalah, dan (b) penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan,
namun dapat diperkirakan
3. Setiap
akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram sebab-akibat yang
dikategorikan berdasarkan prinsip 7M, sedangkan penyebab-penyebab yang tidak
dapat dikendalikan namun dapat diperkirakan, didaftarkan pada diagram
sebab-akibat secara tersendiri, Akar penyebab dari suatu masalah dapat
ditemukan melalui bertanya mengapa beberapa kali.
4. Mengidentifikasikan
tindakan atau solusi yang efektif melalui memperhatikan dan mempertimbangkan:
(a) pencegahan terulang atau muncul kembali penyebab-penyebab itu, (b) tindakan
yang diambil harus berada di bawah pengendalian kita, dan (c) memenuhi tujuan
dan target kinerja yang ditetapkan
5. Menerapkan
atau melakukan implementasi terhadap solusi atau tindakan-tindakan yang
diajukan itu. Setiap tindakan perbaikan sewajarnya didaftarkan ke dalam rencana
tindakan (action plans) yang memuat secara jelas setiap tindakan
perbaikan atau peningkatan mengikuti prinsip 5W-2H (What – Apa tindakan peningkatan yang
diajukan?; When –
Kapan tindakan penigkatan itu akan mulai diterapkan?; Where – Dimana tindakan peningkatan itu akan
diterapkan?; Who –
Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap implementasi dari tindakan
peningkatan itu?; Why –
Mengapa tindakan peningkatan itu yang diprioritaskan untuk diterapkan?; How – Bagaimana langkah-langkah dalam
penerapan tindakan peningkatan itu?; How Much –
Berapa besar manfaat yang akan diterima dari implementasi tindakan peningkatan
itu dan berapa pula biaya yang harus dikeluarkan untuk membiayai implementasi
dari tindakan peringkatan tersebut?)
6. Melakukan
standarisasi terhadapa lima poin tersebut di atas melalui penyusunan prosedur
dan instruksi kerja, juga pemantauan (monitoring) secara terus menerus.
Implementasi suatu sistem manajemen tidak
menjanjikan bahwa tidak akan muncul permasalahan bagi organisasi. Munculnya
permasalahan pun tidak menandakan bahwa organisasi tidak mampu dalam
implementasi sistem. Implementasi suatu sistem manajemen yang baik mengharuskan
suatu organisasi untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan tersebut yang
muncul. Permasalahan yang muncul perlu diidentifikasi dan diselesaikan hingga
ke akar permasalahannya, dengan harapan bahwa permasalahan yang serupa tidak
akan muncul kembali. Identifikasi dan penyelesaian masalah yang tepat akan
membawa organisasi menuju ke perbaikan dan peningkatan yang berkesinambungan.[2]
C.
Menentukan Strategi Organisasi
Sebelum menentukan strategi, alangkah lebih baiknya untuk
mengetahui terlebih dahulu tentang makna dari strategi sendiri. Strategi adalah
kata yang berasal dari Yunani strategos. Strategos berarti
jenderal, namun dalam Yunani kuno sering berarti perwira negara ( State
officer ) dengan fungsi yang sangat luas. Pendapat yang lain bahwa strategi
adalah sebagai kerangka kerja (frame work), teknik dan rencana yang
bersifat spesifik atau khusus untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.[3]
Jadi dapat kita simpulkan bahwa staretgi adalah serangkaian keputusan dan
tindakan organisasi yang diimplementasikan oleh seluruh komponen organisasi
dalam mencapai tujuan organisasi yang diinginkan.
Hal yang utama dalam menentukan suatu strategi dalam organisasi
adalah menganalisis lingkungan. Analisis lingkungan merupakan suatu hal yang
sangat penting dalam menentukan suatu strategi dalam menentukan kekuatan,
kelemahan, peluang dan ancaman terhadap sebuah organisasi. Dari hasil analisis
tersebut organisasi dapat mendiagnosis lingkungan dan mengambil suatu kebijakan
strategis yang berdasarkan keunggulan dan kelemahan yang dimilki organisasi.
Hal yang perlu diperhatikan dalam analisis lingkungan adalah
menyimak informasi lingkungan untuk untuk menentukan faktor apap saja yang akan
memberi peluang pencapaian tujuan organisasi. Dalam menganalisis, juga perlu
mengenali risiko-risiko yang melekat dan mungkin terjadi sebab pasti terdapat ancaman dalam setiap peluang.
D.
Pemecahan Masalah dalam organisasi
Dalam memecahkan masalah suatu keputusan seorang pemimpin sangat dibutuhkan
untuk mendapatkan solusi terbaik dari permasalahan yang dihadapi. Usaha
pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak, pemilihan
alternatif terbaik, dan penerapannya.
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu
kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau
menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan masalah berarti
tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau
memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan
didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan, tetapi pada konsekuensinya
keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi yakni akan
memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci
pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternative keputusan.
Tiap pemimpin memiliki gaya pengambilan keputusan masalah yang unik. Beberapa
gaya pemimpin dalam pengambilan keputusan :
1.
Penginderaan (Sensing), Tendensi mencari fakta,
realistis, obyektif
2.
Intuisi (Intuiting), Menyingkap kemungkinan
baru, unik, tidak suka hal yg rutin, detail dan presisi
3.
Pemikiran (Thinking), Mencari hubungan sebab akibat, membedakan antara
benar dan salah, proses kognitif
4.
Perasaan (Feeling): Mempertimbangkan perasaan
dlm mengambil keputusan, proses efektif
Tiga fase penyelesaian masalah yaitu :
1.
Kecerdasan,
Kecerdasan adalah kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang.
Dalam hal ini, pembuat keputusan berupaya mencari lingkungan bisnis internal
dan eksternal, memeriksa keputusan-keputusan yang perlu dibuat, dan
masalah-masalah yang perlu diatasi, atau peluang-peluang yang perlu dipertimbangkan.
Kecerdasan berarti
kesadaran aktif akan perubahan-perubahan di lingkungan yang menuntut dilakukannya
tindakan-tindakan tertentu.
2.
Perancangan, Dalam fase perancangan,
pembuat keputusan merumuskan suatu masalah dan menganalisis sejumlah solusi
alternatif.
3.
Pemilihan,
Dalam fase pemilihan ini, pembuat keputusan memilih solusi masalah atau
peluang yang ditandai dalam fase kecerdasan. Pemilihan ini diikuti dari
analisis sebelumnya dalam fase perancangan dan memperkuatnya lewat
informasi-informasi yang diperoleh dalam fase pemilihan.
Oleh sebab itu untuk pemecahan masalah tersebut diatas faktor komunikasi
yang harus diperhatikan agar setiap tindakan yang kita lakukan nantinya tidak
membuahkan hasil yang negatif. Selain itu keputusan seorang pemimpin dalam
memecahkan atau menyelesaikan masalah yang terjadi didalam organisasinya yang
akan diputuskan haruslah sesuai dengan keadaan yang ada dan sesuai dengan gaya
pengambilan keputusannya masing-masing dan pastinya seorang pemimpin harus
memberikan solusi yang terbaik dari permasalahan tersebut.[4]
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
1.
Psikologi
Organisasi adalah mempelajari segala perilaku individu dan kelompok dalam
berorganisasi, Psikologi organisasi organisasi lebih condong kepada cara
membuat atau mengambil keputusan dalam organisasi
2.
Untuk
mengidentifikasi masalah dalam organisasi diharuskan melakukan dengan jeli salh
satunya melakukan beberapa tahapan untuk mengidentifikasi masalah organisasi :
a.
Mengidentifiksai
masalah secara tertulis
b.
Membangun
diagram sebab akibat
c.
Mengeidentifikasi
tindakan atau solusi
d.
Menerapkan
atau melakukan implimentasi
3.
Hal
yang utama dalam menetapkan startegi dalam organisasi adalah diadakan analisis
lingkungan disekitar tempat organisasi sehingga mengetahui keadaan yang terupdate
di lingkungan tersebut, dari hasil analisis tersebut dapat membaca peluang dan
ancaman yang akan dihadapi oleh organisasi dan dapat mengambil strategi yang
baik dan menguntungan untuk organisasi.
4.
Suatu
organisasi tidak akan terlepas dari namanya masalah, sehingga organisasi harus
siap untuk menyelasaikan masalah-masalah yang akan dihadapi oleh organisasi.
Dalam menghadapi suatu permasalah di
organisasi diperlukan persiapan yang matang agar masalah tersebut menjadi
peluang yang besar untuk organisasi. Tahapan untuk memecahkan masalah adalah :
a.
Kecerdasan
: kesadaran mengenai suatu masalah atau peluang
b.
Perancangan
: merumuskan suatu masalah dan menganalisis sejumlah solusi alternatif
c.
Pemilihan
: memilih solusi yang terbaik.
Inti dari pemecahan masalah adalah adanya komunikasi dalam menjalan
amanah organisasi sehingga tidak membuahkan hasil yang negatif.
DAFTAR PUSTAKA
Kunaidin,
Didin & Machali, Imam, Manajemen Pendidikan Konsep & Prinsi
Pengelolaan Pendidikan, (Jogjakarta, Ar- Ruzz Media, 2012)
Juwita, Cecilia. Identifikasi masalah dan solusi masalah
efektif, http://www.premysisconsulting.com/2013/10/21/identifikasi-masalah-dan-solusi-masalah-efektif-2/
http://yunandapratiwi.blogspot.com/2013/10/pemecahan-masalah-dalam-organisasi.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar